Vom digitalen Gästemanagement profitieren beide – Platzbetreiber und Gast.
Die Zeiten von Post-its am PC sind definitiv vorbei – wer seine Gäste betreuen und ihre Wünsche verwalten möchte, braucht ein flexibles und digitales Gästemanagementsystem, das den Ablauf von der Anfrage bis zur Abreise im Griff hat. Eine All-in-one-Lösung ist optimal, aber sie muss auch bedienbar sein.
Was muss ein Buchungssystem leisten?
Anfragen und Reservierungen
Eine übersichtliche Kalenderfunktion mit einem interaktiven Lageplan sollte die Anfrage aufnehmen und freie Stellplätze ermitteln. Ein Angebot per E-Mail oder über die Webseite sollte mit wenigen Klicks erstellt und versendet werden können.
Buchung
Das System muss (nach GSDVO) das Angebot oder die Buchungsanfrage mit allen persönlichen Daten des Gastes gesichert übermitteln, damit diese dann sofort in das digitale Gästemanagement übernommen werden können. So muss keine weitere, manuelle Eingabe erfolgen. Wichtig bei erweiterter Nutzung von Online-Portalen mit Buchungsoption: Eine Schnittstelle, damit der Buchungsstatus aktuell ist. Mit einem Channel-Manager können freie Plätze auf verschiedenen Plattformen angeboten werden, ohne dass es zu unangenehmen Doppelbuchungen kommt. Die Buchungen werden automatisch im System registriert und die Verfügbarkeit aktualisiert. Auch Buchungen über die eigene Website müssen ebenfalls im System integriert sein.
Gästekonto
Neben den bereits übermittelten Daten im Reservierungsmodus sollten die Daten nach Anreise in einem Gästekonto vervollständigt werden: Hierzu gehören Anzahlungen, Kautionen aber auch die Nutzung von Internet, Gas und Strom sowie die Informationen über mitgebrachte Kleintiere und andere Zusatzleistungen.
Abreise und Zahlungsmodalitäten
Das System sollte eine Abschlussrechnung mit einer detaillierten Auflistung aller in Anspruch genommenen Leistungen zur Verfügung stellen. Der Gast sollte aus mehreren Zahlungsmöglichkeiten wie EC-Karte, Kreditkarte, Bargeld wählen können, damit ein entsprechender Endbeleg erstellt werden kann. Auch ein Rechnungssplittung bei mehreren Mitreisenden wäre von Vorteil.
Optionale Ergänzungen und Schnittstellen
• Statistiken und Marktanalysen
• Schnittstelle zur Buchhaltung:
Mahnwesen und offene Postenverwaltung
• Cloud-Lösungen
• Zugangskontrollsystem
• WLAN-Lösungen
• Anbindung EC-Karten-Zahlung
Online buchen, offline genießen. Perfekt!
Speziell für und mit der Campingbranche entwickelt, ist „easycamp“, ein Platzmanagementsystem, welches sich mit Ideen und Bedürfnisse der bisherigen easycamp-Kunden stetig weiterentwickelt. Durch den modularen Aufbau bekommen Betreiber das, was sie für ihren Platz benötigen. Doppelte Dateneingaben dank zentraler Datenpflege, durchgreifend bis zum Onlineauftritt, kommen nicht mehr vor. „Bei easycamp können Gäste onlinebuchen – mittels umfangreicher integrierter Auswertungen können Betreiber die Gäste und ihre Gewohnheiten und Vorlieben besser kennenlernen und dieses Wissen für die Betreuung nutzen. Auch von unterwegs können sie den Überblick mit Hilfe der easycamp-WebApp behalten. Zahlreiche Schnittstellen zu Fremdsystemen bieten automatisierte Prozesse und bestehende Gesamtlösungen“, so Jette Mulsow, Geschäftsführerin der tcs GmbH (Norddeutscher Partner von easycamp, www.easycamp.info).
Auch der c1:Manager der jawigo GmbH ist eine Verwaltungssoftware für Freizeitanlagen und Campingplätze. In den Versionen „Basic“ bis „Premium Plus“ bietet das Programm umfangreiche Module, Funktionen und Schnittstellen. Die „Premium Plus“-Version beinhaltet u. a. einen Vertrags- und Vermietungsassistent, ein Modul zur Buchung von Mieteinheiten wie z. B.: Mobilheime, Ferienhäuser, Miet-WCs, etc. Auch das bargeldlose Objekt- und Anlagemanagement für Waschmaschine, Trockner, Duschen, Internet etc., sowie das Zugangskontrollsystem (ein Modul für Transponder gesteuerten Zugang zu Schranken, Drehkreuze, Bootsstege etc.) ist im c1:Manager „Premium Plus“ vorhanden. Sollte einmal ein Problem oder eine Frage auftauchen: Via Teamviewer können die Experten der jawigo GmbH direkt in das System hineingehen und ein Fernwartung oder Fernberatung durchführen.
Eine unabhängige Conulsant-Studie hat das CompuCamp“-Buchungssystem zum schnellsten sich im skandinavischen Markt befindlichen Produkt erklärt. Gemessen an Übernachtungen und Umsatz wird über 80 % der dänischen Campingplatz-Industrie über die Buchungslösungen von CompuCamp verwaltet. In Europa nutzen mehr als 2000 Betreiber das System. Es hält neben den obligatorischen Verwaltungsmodulen einige interessante Features bereit. Ein multipler Währungsrechner ermöglicht eine automatische Umrechnung und problemlose Annahme und Verrechnung aller Währungen. Das Modul „Eil-Buchung“ bietet ein schnelles Einchecken, bei dem das System automatisch die freien Einheiten zuteilt. ideal z. B. bei Schulklassen, Vereinsgruppen etc. (www.smartcamp.at). • (JBD)
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Artikel aus Heft 01/20
